災害大国ニッポン――昨今、多くの企業で自然災害や予期せぬ緊急事態への備えとして、飲料水や食料品の備蓄が行われています。こうした従業員の「命」を守る対策に加え、企業としては「事業」を守る準備も不可欠です。今回の「Think！OFFICE」では、防災の専門家である高荷智也氏に、BCPの策定手法や実行に必要な防災備蓄品の備え、オフィス選定の際に必要な視点など聞きました。

―― BCP策定のポイントについて教えてください。

まずは従業員や施設来場者など、そこにいる人々の命を守る対策を行い、その上で事業継続に必要な対策をしていくことが、BCPの大前提。BCP策定では、被害を減らすための「防災対策」と、被害が起こることを前提とした「代替計画」の二つを準備する必要があります。

―― 新築のオフィスビルでは非常用発電機を備えているところも。自社での準備は必要ないのでは？

多くの場合、オフィスビル管理者側で備えている非常用電源は、エレベーターやトイレなど共有部分への電源供給を想定しており、各企業が使用する電気は個別確保が必要です。ただ、最近は専有部分にも電力供給をするビルも出てきています。その際は、ビル管理者側の対策をヒアリングしたうえで、必要な備えを行いましょう。

―― 水や食料品など防災備蓄品は、何をどの程度用意する必要がありますか。

―― BCPを意識したオフィスビルの選び方を教えてください。

命を守る防災でも、事業を守るBCPでも、拠点を維持することが要になるので、建物を守る行為は最重要事項の一つです。
建物の地震対策としては効果の高いものから順に、建物を揺らさない「免震」、揺れを小さくする「制振」、通常の耐震基準に適合した「耐震」の三つがあります。効果が高いのは「免震」ですので、可能なら「免震」の建物を選ぶことでリスクを軽減できます。また「制振」は高層ビルなどに適用されている技術で、揺れはしますが致命的な損害には至らないというもの。ただし「耐震」物件同様、揺れはありますので家具や什器の固定といった対策は必要になります。
火災・水害対策に関しては、建物設備はもとより立地が重要です。例えば木造住宅が密集している地域は、大規模な延焼火災の恐れがありますので、できればこうした立地は避けること。東京都なら地震火災に関するハザードマップを公開しているので、こうした情報を参考にするのも良いでしょう。
水害については、ハザードマップ等を確認し、津波、洪水、高潮、土砂災害などの影響がない場所を選んでいただくか、影響が生じない高さの物件を選んでいただくことが重要です。

―― 築古物件を選ぶ際のポイントや、行うべき対策を教えてください。

―― シェアオフィスでの勤務やリモートワークなど働き方が多様化するなか、BCP対策で気を付けておくべきポイントを教えてください。

建物や室内の防災対策を誰がするのかがポイントになります。建物選びに関しては、シェアオフィスでチェックするべき点も自社オフィスと同じです。一つ違うのは、シェアオフィスの場合は備蓄品を誰が準備するか。施設側で特に準備がない場合は自分たちで用意する必要がありますので、まずは現状をオーナー側と確認してください。
一方リモートワークの場合は、自宅の防災です。これは従業員それぞれがやることなので、防災意識を啓蒙するしか手はありません。ただその際の方法が重要です。例えば自宅の防災チェックリストを会社で作成し、必要な対策が施されている人にはリモートワーク手当を増額するなど、金銭やインセンティブを使って啓蒙するといった手法は有効だと思います。
加えて、リモートワークが一般的になり、災害が起こった時に総務部や防災担当者が出社しているとは限りません。発災時の緊急対応については、対応策をマニュアルにまとめる、備蓄品の場所を事前に共有しておくことが大切です。
また安否確認についても、本人、家族が無事かどうかの連絡に加え、その人が出社できるのか否か、難しいのであればいつ頃出社できるのか、あるいはまったく見当がつかないのかなど、状況を合わせて報告する体制が必要です。建物や設備同様、人という経営資源の状況を把握することも、BCP対策にとって重要であることを覚えておいてください。